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乐分享 | 定制中心何文静谈计划管理:每天思考自己要什么
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日期: 2018-07-16
浏览次数: 115
旅行地点: 游乐美
作者: 何文静
浏览量: 115
发布日期: 2018-07-16

7月16日早上8点半,我们每周的例行早会如约而至。在早会最后的心得交流环节上,定制中心的前期计调何文静给大家带来了她的分享——计划管理。


何文静,2016年9月26号入职公司定制中心,就任前期OP,为客户提供出行方案,坚持“以客户为中心”的服务理念,立足于客户。2017年9月升任初级主管,自知责任更重一层,所以对自己的要求也更加严格,希望自己在基层管理的位置上做好上传下达的工作,能给下属做出表率和指导,为上级分忧。


乐分享 | 定制中心何文静谈计划管理:每天思考自己要什么


发言稿如下:


各位同事,大家好,我今天分享的主题是“计划管理”。


首先跟大家分享一个故事:一个农夫,早上起来,告诉妻子说要去耕田,当他走到40号田地时,却发现耕耘机没有油了;原本打算立刻要去加油的,突然想到家里的三四只猪还没有喂,于是转回家去;经过仓库时,望见旁边有几条马铃薯,他想起马铃薯可能正在发芽,于是又走到马铃薯田去;路途中经过木材堆,又记起家中需要一些柴火;正当要去取柴的时候,看见了一只生病的鸡躺在地上……这样来来回回跑了几趟,这个农夫从早上一直到太阳落山,油也没加,猪也没喂,田也没耕……什么事情也没做好。农夫有计划,但并没有计划管理,所以到最后,很显然最后他什么事也没有做好,计划依然只是计划。


所谓“凡是预则立,不预则废”,“人无远虑,必有近忧”都告诉我们:计划在生活和工作中都是非常重要的。很多人不是没有计划,大部分人在做事之前都会有计划,但是有些人总是不停的做计划,而忘记了去管理计划,以至于是自己的计划总是半途而废,最后计划都泡汤了,计划本身是没有什么意义的,我们没有必要为了做计划而做计划,不要让计划变成形式主义,所以我们一定要加强对计划的管理,才能够让计划落实到位。那么计划管理应该怎么来实行,在此我谈谈我自己的几点看法:


首先,每天在固定的时间做计划。比如:睡觉之前做第二天的计划,或者每天清晨做当天的计划,不用很复杂,就是把一天要做的工作列个清单,按优先顺序,确定完成的时间。内容包括:日常工作,特殊事项,昨日未完成的事项。需要注意的是:做计划的时候一定要按照事情的紧急和重要程度来排序,当天必须完成的事情一定要特别注明。比如:我们收寄护照,涉及到签证时间紧张的时候,那么护照快递寄出的时间就显得尤为最要的,上午寄出和下午寄出都是有很大差别的,所以这个时候收寄护照这件事可能会是紧急重要的事情,要优先做进计划。


第二,每天只制定一个计划,并且必须为应付紧急情况留出时间。不要一会一个计划,在工作中有可能遇上特殊事情或者紧急情况,需要马上处理。这个时候只需在原计划上做个记号就行,处理完紧急特殊情况之后,再接着原计划有条理的进行,如果不停的变动计划,相当于没有计划。不要把一天的计划安排的分秒不剩,一定要考虑到特殊情况,这是很关键的一项,因为只有这样,你才能够做到游刃有余的完成一天的计划。比如:在你请款付机票的时候,突然接到电话,团队有突发情况需要协助处理,于是你有可能把请款单放下,马上去处理紧急情况了,处理完毕之后,忘了之前是要请款付机票的,接着就去做其他事情了。想起来的时候,只能走特批请款,这势必会打扰到别的同事的工作计划,而更严重的是,万一超过了付款时限,机票被取消,还会酿成巨大损失。但若是在处理紧急突发时间,做个记录提醒自己机票款项还未付,处理好突发事件之后接着跟进原有计划,那么超时付款的情况就不会发生。


第三,每完成一项任务就划掉一项。及时的销掉已完成的任务,会有一种满足感和成就感,而且也激励自己尽快完成其他事项。这样能做到心中有数。当然但是很多时候,我们的需要完成某个目标可能单凭个人或者说单凭某个部门一己之力,没有办法有效的达成最终目的,必须要各个岗位或者各个部门之间的相互配合才能顺利达成目标,那么这个时候,我们就需要将总体计划进行分解,将计划的每一项具体内容和执行人落实的每个部门,每个岗位,以保证计划能够具体执行。


比如说:前期做团,计划今天必须报价并促成客户定团,那么计划的内容就肯定有:几点前必须跟客户敲定行程,几点必须要落实到机票相关价格,几点前必须要落实到后期的地接报价等,并且因为此项计划里涉及到后期的配合,所以也应该明确的告知后期,在哪个时间截点,需要得到结果反馈,如此一来相关后期同事的也会把此事做进她的计划之中,然后大家按部就班,互相配合协作,才能在预期的时间里有效的达成目标。


又比如部门间计划的分解和衔接,结算单涉及到业务部门和财务部的协作,那么在为完成结算单这个目标,我们制定计划的时候就要将相关的具体计划事项分部门分岗位落实到业务部和财务部的相关岗位,并且要按照事项的前后顺序有序进行,业务部门结算单不提交,财务部门自然是不能审核,所以我们必须先后有序,并且严格按照计划执行,不能随意更改。


总经办每周要求们提交的工作计划和工作总结,表面上看起来我们确实每天多了一件事要做,但是其实每周写完计划,一方面由于预先整理了相关工作内容,确实会让自己工作更有序,更清晰,另一方面其实总经办在督促我们完成计划的同时,也会发现到部门之间的计划衔接上的漏洞,能及时提供到协调帮助,从而防止了问题的发生或者扩大。以上的种种,都可以看出来,其实做计划在我们的工作中是至关重要的一个环节。


最后我还想说:计划必须要坚持做。计划不是一劳永逸的,必须要每天都要思考,都要知道自己要做什么,才能真正做到有序,高效。希望大家每天都能抽出一小点时间认真做好计划,提高工作效率,让自己的时间变得更有价值,加油!

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